‘There is no such thing as a good or bad organizational structure; there are only appropriate or inappropriate ones’ (Kerzner)

Systeemdenken

Door projecten als systemen te zien wordt duidelijk hoe ieder deel (kosten, tijd, risicomanagement etc.) elkaar beïnvloeden. Projecten zijn op zichzelf staande activiteiten zijn, maar onderdelen van grotere, onderling verbonden systemen. Succes is afhankelijk van interactie tussen onderdelen. Kenmerken van systeemdenken zijn:
 

Kenmerk Uitleg
Holistisch perspectief Je bekijkt het project in de context van de hele organisatie en omgeving (strategie, cultuur, marktdynamiek).
Interactiegericht Elk aspect van een project (scope, tijd, budget, resources) beïnvloedt de andere aspecten – niets staat los.
Cyclisch en iteratief Processen zijn niet lineair; voortschrijdend inzicht vraagt om voortdurende afstemming en bijstelling.
Feedbackloops Je gebruikt informatie uit eerdere fasen om huidige keuzes te sturen                 (bijv. lessons learned, KPI’s).
Multidisciplinair Projectmanagement raakt aan techniek, HR, financiën, communicatie, psychologie – al die domeinen werken samen.

 

Effectiviteit

projectmanagementEen effectief project kent onder meer de volgende kenmerken. Alle betrokkenen gebruiken dezelfde terminologie voor projectmanagement. Er bestaan gestandaardiseerde, herhaalbare processen die voor alle projecten gelden. Er is één overkoepelende projectmanagementmethodiek die organisatie breed wordt toegepast. Er worden vergelijkingen gemaakt met andere bedrijven of afdelingen om prestaties te verbeteren.

Leiderschap is actief betrokken bij projecten en steunt het PM-proces zichtbaar. Het management begrijpt en erkent de strategische waarde van projectmanagement. Klantgerichtheid is ingebouwd in alle fasen van het project, met structurele feedbackloops. Elk project sluit af met een gestructureerde evaluatie om kennis vast te leggen en te hergebruiken. Systeemdenken betekent ook dat mensen en structuren onderdeel zijn van het systeem. Daarom is het belangrijk dat overlegstructuren en rollen zo zijn ingericht dat ze onderlinge afhankelijkheid ondersteunen.

Systeembenadering

Moderne concepten als agile werken vormt een subsysteem binnen het grotere systeem van projectmanagement. Voegt het echt waarde toe en is het consistent met de geformuleerde strategische doelen? Een aandachtspunt blijft dat projectmanagement een structuur introduceert dat transparant is. Dat kan voor sommigen bedreigend zijn.

Literatuur

Kerzner, H. (2022) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Wiley
Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018). Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen binnen de gezondheidszorg. SWP